5.1 Регистры бухгалтерского учета

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных доку-ментах, регистрируется, систематизируется и накапливается для даль-нейшего отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности в таблицах специальной формы, которые называются учет-ными регистрами или регистрами бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, при использовании вычислительной техники, а также на машинных носите-лях информации (дисках, дискетах и т.д.). По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

- бухгалтерские книги – сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с определенным набором граф (таблица), на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подпи-сью главного бухгалтера или иного уполномоченного лица; Кассовая книга не только нумеруется, но и прошивается шпагатом и скрепляется

печатью; в зависимости от объема учетных записей в книге отводится одно или несколько страниц для того или иного счета; книги применя-ются для аналитического и синтетического учета (например: Главная книга, Кассовая книга, Книга складского учета);

- карточки – отдельные листы из плотной бумаги стандартного размера, хранятся в специальных ящиках – картотеках, разделителями совокупность карточек разбивается на определенные разделы. Карточки открываются на год. При открытии карточки регистрируются в реестре, где им присваивается порядковый номер. Наиболее распространенными являются три вида карточек: контокоррентные – имеют графы дебет и кредит, материальные – имеют графы прихода, расхода и остатка мате-риальных ценностей с указанием количества и суммы, многоколонные – имеют несколько граф;

- свободные листы (ведомости) – листы большего, чем карточки формата, хранятся в специальных папках – регистраторах, открывают их на месяц или квартал. Отдельные листы применяются для ведения жур-налов, ведомостей и машинограмм.

Форма регистра зависит от его назначения и характера учетных за-писей, определяется совокупностью и расположением реквизитов. Фор-мы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством Фи-нансов РФ и другими органами, которым федеральным законом предос-тавлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организа-циями самостоятельно при соблюдении ими общих методологических принципов ведения бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгал-терского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета, таким образом учет-ные регистры делятся на:

- хронологические, в которых записи о хозяйственных операциях совершаются в хронологическом порядке по мере их совершения;

- систематические, в которых записи о хозяйственных операциях группируются по определенным признакам;

- комбинированные, сочетающие хронологические и систематиче-ские записи (например, Журнал-Главная).

В зависимости от содержания операций, отражаемых в регистрах бухгалтерского учета, регистры делят на синтетические и аналитиче-ские:

- регистры синтетического учета – открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, только дата, номер и сумма бухгалтерской проводки);

- регистры аналитического учета – служат для отражения данных аналитического счетов. С их помощью осуществляется контроль за на-личием и движением каждого вида материальных ценностей.

Регистры бухгалтерского учета подразделяется по строению (каким образом расположены графы и сколько их) на:

- односторонние регистры – различные карточки для учета мате-риальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на од-ном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измери-телях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и анали-тическом учете;

- двусторонние ____регистры – применяются в основном при ведении учета в книгах, счет открывается на двух развернутых страницах книги: левая страница – дебет, правая – кредит. Используются в синтетическом и аналитическом учете при ручном способе учета;

- многографные регистры – используются для отражения дополни-тельных показателей внутри аналитического учета, например, учет дви-жения материалов отражается в целом по организацию, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организацию, подразделениям и в разрезе статей затрат;

- линейные регистры – разновидность многографных регистров, в них каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное ко-личество аналитических счетов;

- шахматные регистры – используются для одновременного от-ражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сум-ма записывается на пересечении строки и колонки.

Записи в учетные регистры осуществляют ручным способом – ша-риковой ручкой при ведении бухгалтерского учета ручным способом, в случае если бухгалтерский учет ведется с применением вычислительной техники в среде автоматизированной бухгалтерской системы – данные первичных документов вводятся в программу, учетный регистр распеча-тывается и хранится на бумажном носителе. По окончании месяца на каждой странице учетного регистра подводятся итоги, итоговые записи синтетических и аналитических регистров сверяются.

Правильность отражения хозяйственных операций в учетных реги-страх обеспечивают лица составившие и подписавшие их.

После утверждение годового бухгалтерского баланса учетные реги-стры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организация.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечи-ваться защита от несанкционированных исправлений.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в учетных регистрах, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.