4.3 Документирование

Документирование – подтверждение каждой бухгалтерской опе-рации правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгал-терский учет.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свиде-тельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на их совершение или устанавливает материаль-ную ответственность работников за доверенные им ценности.

Документирование хозяйственных операций регламентируется «Положением о документах и документообороте в б.у.», утвержденным Министерством Финансов СССР №105 от 29 июля 1983 г.

Финансово-хозяйственная деятельность организации складывается из множества хозяйственных операций, каждая из которых обязательно оформляется учетными документами, в которых содержатся первичные данные о совершенных хозяйственных операциях. Учетными докумен-тами оформляются процессы снабжения, производства, реализации, а также финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри орга-низация и за его пределами.

Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций документами. Ни одна операции не может быть отражена в регистрах бухгалтерского учета (принята к учету) без соответствующего ее оформления документами. Необходимым началь-ным условием ведения бухгалтерского учета является своевременное и правильное оформление хозяйственных операций соответствующими документами. Документация представляет собой массив информации о финансово-хозяйственной деятельности организация, поэтому использу-ется в управлении организацией для предварительного, текущего и по-следующего контроля. Предварительный контроль – осуществляется ру-ководством организация в момент подписания документов, так как под-писью подтверждается персональная ответственность работника, подпи-савшего документ, за совершенные действия. Текущий контроль – про-изводится в процессе учета и анализа финансово – хозяйственной дея-тельности, когда для анализа привлекаются первичные документы. По-следующий контроль применяется в форме документальных, аудитор-ских проверок.

Унификация документов – это разработка типовых форм для использования при оформлении однородных операций на органи-зациях всех форм собственности и ведомственной принадлежно-сти. Унифицированные формы документов разрабатываются цен-трализованно уполномоченными на то органами (Минфин РФ, Госкомстат РФ). Унифицированные формы документов приме-няются организациями без изменений.

Стандартизация документов – установление одинаковых (стан-дартных) размеров бланков однотипных документов.

Документооборот - путь документа от момента его составления до сдачи в архив. Своевременное и достоверное составление пер-вичных документов, передача их в установленном порядке и сро-ки для отражения в бухгалтерию производится в соответствии с утвержденным на организации графиком документооборота. До-кументооборот разрабатывается на организации главным бухгал-тером и утверждается руководителем. В нем необходимо преду-сматривать:

наименование отчета или первичного документа;

время составления;

лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в доку-ментах;

сроки и ответственные лица за предоставление документа в бух-галтерию;

лицо, принимающее документ, осуществляющее его проверку, обработку, контроль использования в бухгалтерии, вид дела хра-нения в текущем архиве.

№ п/п

Наиме-нование

Кол-во экземп-ляров

Время со-ставления

Кто со-ставляет документ

Сроки пред-ставле-ния

Ответствен

ный за пред-ставле

ние

Принимаю

щий, прове-ряющий

Классификация документов

Все многообразие документов принято группировать по однород-ным признакам:

распорядительные

исполнительные (оправда-тельные)

бухгалтерского оформления

по назначению

комбинированные

первичные

по порядку составления

сводные

материальные

денежные

по содержанию хозяйствен-ных операций

расчетные

разовые

по способу отражения опера-ций

накопительные

внутренние

по месту составления

внешние

ручные

Бухгалтерские документы

по порядку заполнения

с применением СВТ

Первичные документы по назначению разделяют:

-распорядительные – разрешают проведение хозяйственных опе-раций, но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, указания, доверенности) не отражается в учетных регистрах. Эти доку-менты подписывают сотрудники организация, имеющие право давать распоряжения, отраженные в данных документах;

-исполнительные (оправдательные) – фиксируют факт соверше-ния хозяйственной операции и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных ресурсов, что непосредственно отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ор-дера, акты приемки и др.);

-документы бухгалтерского оформления - составляются в бух-галтерии в случаях, когда для записи хозяйственных операций других первичных документов нет (отчеты, справки, расчеты и др.);

-комбинированные документы - документы, имеющие разреши-тельно - оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, платежная ведомость).

По порядку составления документы разделяют на первичные, кото-рые составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совер-шения и сводные – оформляются на основании первичных од-нородных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтер-ского оформления, комбинированными.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные документы – отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные акты (накладные) приема – передачи и списания основных средств, нематериальных активов, доку-менты на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др. Денежные – отражают движение денежных средств. Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассо-вые ордера и др. Расчетные – отражают расчеты организация с юриди-ческими и физическими лицами. Например: платежные поручения, рас-четно-платежные ведомости.

По способу отражения операций документы бывают разовые – применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете. Накопительные документы – со-ставляются за определенный период для отражения однородных повто-ряющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для пока-зателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др.

По месту составления документы бывают внутренними, которые составляются для отражения внутренних операций организация. Напри-мер: кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости и др. Внешние документы – составляются за пределами данного организация и поступают к нему в оформленном ви-де. Например: счета-фактуры, выписка из банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отраже-ние хозяйственной операции в информационной системе организация.

Форма документа определяется совокупностью показателей и их распо-ложением в документе. Наименование показателей и их состав зависят от типа отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы для придания им юридической силы имеют ряд обязательных показателей:

- наименование документа (формы), код формы;

- дата составления;

- наименование организации;

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

В зависимости от технологии обработки в документ могут быть внесены дополнительные показатели

Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, если реквизиты не заполнены делается прочерк. Записи в документах делаются средствами, обеспечивающими сохранность записей длительное время.

Если в тексте или цифрах документа допущена ошибка, делается исправительная запись и заверяется подписью уполномоченного лица. В кассовых документах исправления не допускаются.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме – ус-танавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей; арифметическую проверку – правильность подсчетов; по существу – устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают об-работке: проводят таксировку, группировку, контировку.

Таксировка – денежная оценка указанных в документе материаль-ных ценностей, затрат труда и др.

Группировка – подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы;

Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

После проведения контировки данные документов отража-ются на счетах бухгалтерского учета, а документы сдаются в архив.

Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упо-рядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, ко-торый имеет следующую форму:

Дата принятия на хранение

Номер полки хранения

Название и номер дела

Год и месяц

С какого по какой номер статьи

Количество листов в деле

Примечание

Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями, налоговой полицией на основании их поста-новлений в соответствии с законодательство РФ.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в архив утверждены Инструкцией Главного архив-ного управления, в которой указано какие документы должны сдаваться в архив, а какие по истечении срока уничтожаться в организации. Квар-тальные балансовые отчеты хранятся 5 лет; главные книги и журналы, акты ревизий- 5 лет; годовые балансы –10 лет; лицевые счета работни-ков – 75 лет.