Глава 4. Делопроизводство и писцы

Как я уже говорил ранее, Делопроизводство предприятия делится на две части — Общее делопроизводство и Бухгалтерию. Пока поговорим об Общем делопроизводстве.

Сутью делопроизводства является производство «Дел». Дела­ми же обычно называются папки с надписью «Дело» на обложке. Поэтому надо отрешиться от излишней значимости этого назва­ния и понять, что Делопроизводство — это правильное описа­ние предприятия и дел, которые в нем делаются.

Попросту говоря, делопроизводители — это писцы, а Глав­ный делопроизводитель предприятия — это Управляющий Пис­цовым отделом.

Это позволяет сразу же определить его должностные обязан­ности. Что должен делать Управляющий Писцовым отделом? Как кажется, то же самое, что и Управляющий всем предприятием — ничего, блаженствовать в безделье на своей писцовой печке! Неверно.

Не забывайте, что задача и цель жизни Главного Делопроиз­водителя, как и всякого Генсека, — захватить однажды место Управляющего, окончательно выпихнув того в Храм, на твор­ческие дела.

Поэтому он должен крутиться как белка в колесе и вкалывать как проклятый. Без этого, без того, чтобы люди увидели, что он действительно стал Управляющим, ему это место не занять. А если и займет как-то нечестно, то сам же и будет наказан тем, что схватил ношу не по плечу. Тяжела шапка Мономаха.

Чтобы однажды начать блаженствовать и ничего не делать, нужно, чтобы дело шло без тебя. Этого можно достичь, только если за тебя работают помощники. А для этого их нужно обучить.

Значит, Главный делопроизводитель предприятия — всегда заведующий учебной мастерской делопроизводства в Школе про­изводственного обучения. Даже если такой Школы на вашем пред­приятии нет!

Вот такая хитрая шутка это блаженное безделье Управляю­щих. Такое простое дело, как ничего не делать, требует немалого труда по своему устроению. Для того, чтобы все дело за тебя делали твои работники, нужно не только научить их как делать это дело, но и разбить всю работу на участки в соответствии с частями предприятия, но и определить должностные обязаннос­ти работников. Причем не только писцов, но и всех работников вообще!

Описание работы предприятия имеет хоть какой-то смысл, только если описывается работа Жилы, то есть описывается то, как протекает и перерабатывается сила. А это значит, что описа­ние должно обеспечивать работников образами действия, а по­том, следуя за исполнением работниками их должностных обя­занностей, оно должно постоянно вносить уточнения в образ всего предприятия.

Попросту говоря, для предприятия Делопроизводство нужно, только если оно полезно для работы. И в этом смысле Делопро­изводство чрезвычайно важный отдел. Можно сказать, что оно — инструментальный цех предприятия, потому что его задача: вслед за Руководителем описать Жилу и то, как работают все рабочие места. Должностные обязанности — это самые главные инстру­менты предприятия. Хорошо прописанные Должностные обязан­ности, Мастыры — это золотой фонд предприятия.

Обеспечить неуязвимость предприятия перед Государством, а также описать Жилу с помощью Должностных обязанностей всех мест — главное дело Делопроизводства.

И получается, что работа писцового отдела разбивается на следующие части:

1. Сначала нужно выложить внешнюю границу предприятия с помощью всех необходимых законодательных актов и ведом­ственных предписаний.

2. Затем вложить в эти границы описание предприятия как Жилы. То есть описать все «Устроение» и добавить к нему все «Изменения в устроении, введенные за последнее время».

3. Следующий шаг — понять, как это устроение работает, то есть как оно пропускает силу. «Понять» тут означает, прописать «Вводную часть» «Должностных обязанностей предприятия», где рассказывается, ради чего работники должны работать на своих местах, а по сути, описывается взаимодействие между участ­ками, отделами и цехами. Поэтому называется это так: «Вводная часть к должностным обязанностям. Взаимодействие цехов и уча­стков».

4. После этого надо объяснить каждому работнику, как он может и должен на своем рабочем месте включиться в общее взаимодействие и заработать свои деньги. Объяснить письменно. На уровне приказа по предприятию. Это расписывается в «Долж­ностных обязанностях мест», которые утверждаются приказом Управляющего предприятием.

Всю эту часть работы Главный писец делает вслед за Руково­дителем предприятия и совместно с Управляющим. И начинает со своего отдела, когда описывает устройство писцового дела и должностные обязанности разных писцов в соответствии с об­щим устройством всего предприятия.

После этого писцовый отдел продолжает работать самостоя­тельно, ежедневно описывая все изменения и все сделанное пред­приятием в таком виде, какой требуется для двух потребителей писцового труда:

1. Для Управляющего, чтобы он мог знать, как идут дела в его предприятии.

2. И для внешней неуязвимости, то есть для составления вся­ческих отчетов.

Из всего вышесказанного следует, что вся писцовая работа распадается на несколько видов:

1. Во-первых, это общее описание, так сказать, летопись предприятия на языке управления, то есть приказов, деловых писем и распоряжений, которое ведет секретариат Управляю­щего и секретари начальников различных отделов, вроде Отдела кадров.

2. Во-вторых, это магическое описание предприятия на язы­ке денег, которое осуществляют писцы бухгалтерии.

3. И последнее — это Сохраняющее описание отделов. В таких, как Школа, — это описание изменения качества лю­дей, то есть отметок об их движении в готовности решать задачи.

В производственных отделах — это сохранение творческих на­ходок, то есть накопление качества продукции или движения мыс­ли, позволяющей лучше решать задачи, стоящие перед Жилой. Естественно, что вся писцовая служба должна быть разбита на отделы, соответствующие основным подразделениям пред­приятия. А все описания должны сходиться у Главного писца, что означает, что управляющий писцовым отделом должен иметь полный образ всего предприятия как Жилы и быть одним из основных помощников Управляющего.

Где и как должно храниться описанное предприятие? Оче­видно, по тем отделам, где оно ведется. Но это касается бумаж­ного хранения. Что же касается электронной версии, то ее мож­но свести в единый Образ Предприятия, состоящий из нескольких частей:

1. Описание Устройства.

2. Должностные обязанности и их изменения.

3. Отчетность.

4. Текущая переписка.

Главная задача подобного хранения — как только потребова­лось, управляющий должен иметь возможность получить любые сведения о своем предприятии и состоянии дел на нем, просто заглянув в компьютер на своем столе.

А теперь, когда устройство Делопроизводства в общем опи­сано, можно перейти и к более интересным темам, более близ­ким к магии.