Визначення організаційних та методичних проблем контролю

Економіка · 25.12.2010 14:10

Все частіше в умовах ринкової економіки динаміка розвитку підприємництва потребує вдосконалення внутрішніх не лише облікових, а й контрольних процесів. Як відомо, прийняття управлінських рішень вимагає достовірної та неупередженої інформації про господарюючих об’єкт, отримати яку можна лише при наявності раціонально побудованої системи контролю на підприємстві.

Про важливість контролю для ефективного управління наголошувалося вченими ще у ХІХ ст., зокрема зазначалось, що злі наміри навіть при особливому мистецтві і солідарності всіх службовців доводяться до мінімуму, стають майже неможливі при правильній організації рахівництва і системи контролю. Інша справа, коли рахівництво і контроль «дурно побудовані».
Контроль – це один з основних управлінських процесів, який забезпечує досягнення організацією своїх цілей. Головною вимогою до контролю є його гнучкість, оскільки він повинен ефективно поєднуватись не лише з процесом планування, а й із структурними змінами в організації та системі управління.

Ефективність та раціональність контролю нерозривно пов’язана з якістю побудови облікового процесу як на рівні держави, так і на конкретному підприємстві. Підтвердженням цього є визначення багатьох вчених.

Зокрема, професор Г.Г. Кірейцев визначає, що більш глибокому та розширеному знанню про об’єкти сприяє контроль, який здійснюється в процесі обліку, за підтриманням в необхідному стані параметрів керованих і відображених об’єктів та забезпечення реконструкції (зовнішньої та внутрішньої) фактів господарської діяльності.

На думку професора М.В. Кужельного в зв’язку з тим, що бухгалтерський облік є як засобом контролю так і його об’єктом то об’єкти обліку співпадають з об’єктами контролю охопленими за допомогою бухгалтерського обліку. Він також зазначає, що проявом контролю (як функції управління) є використання різної інформації для управління виробництвом, особливо як основу інформаційного забезпечення - даних бухгалтерського обліку.

Валуєв Б.І., Горлова Л.П. та Муравська В.В. зазначають, що контрольних функцій не мають в собі складові методу бухгалтерського обліку за умови розгляду їх з точки зору саме бухгалтерського обліку. Принцип забезпечення контролю за збереженням господарських засобів, доцільністю їх використання і принцип побудови бухгалтерської моделі господарських засобів досягаються різними методами. Тому і є спірним, на їх думку, твердження про одночасне здійснення контролю в процесі ведення обліку.

Протилежної ж точки зору дотримується багато інших вчених (М.Т. Білуха, Крамаровський Л. М., М.В. Кужельний, В.П. Суйц і А.Д. Шеремет ), а саме про те, що невід’ємною складовою бухгалтерського обліку є контроль.

Слід відмітити, що облік є головною функцією системи управління, і саме тому його дані слугують підґрунтям для підготовки необхідної інформації з метою прийняття рішень. Саме в процесі ведення бухгалтерського обліку формуються необхідні документи, на основі яких систематизуються та реєструються факти господарських операцій, тобто підводяться підсумки фінансово-господарської діяльності.

Лише взаємоузгодженість обліку і контролю забезпечуватиме ефективне збереження та використання усіх наявних ресурсів господарюючого суб’єкта й гарантуватиме достовірність і неупередженість інформації. Тому, в даному випадку, важко не погодитись з висловлюванням Е. Старосцяка: контролювати можна лише те що є в наявності. Контроль не являє собою діяльності за безпосередньою організацією суспільних відносин або виробництва, не є сам по собі первинною організаційною діяльністю. Він стосується тієї діяльності, яка вже має місце незалежно від контролю. Він має на меті покращення визначеної діяльності, виправлення порушень або недопущення їх.

Однозначного трактування сутності терміну «контроль» не існує
Таблиця 3.1
Визначення терміну «контроль» в науковій літературі

Белобжецкий І.А. зазначає, що як систему дійсного стану та перевірки процесу дієздатності управлінського об’єкта, як систему спостереження з метою оцінки результатів управлінських рішень, їх обґрунтованості та ефективності виконання, усунення несприятливих ситуацій при відхиленні від вимог цих рішень та повідомлення про них компетентним органам можна в загальній формі визначити сутність контролю – однієї з функцій управління.

В. Єлісєєв, В. Мітрофанов Л. Крамаровський у своїх працях визначають систему поглядів на контроль, сутність якої полягає у перевірці дотримання норм чинного законодавства, виявлення порушень та недоліків.

Контроль впливає на ефективний розподіл та використання ресурсів, функціонування об’єкта управління шляхом виявлення та усунення недоліків. Так, А. Робсон вважає, що контроль передбачає обговорення дій для подальшого виправлення помилок, виявлення цих помилок у конкретних працівників, аналіз причин їх виникнення, а також успіхи працівників та закріплення даних успіхів.

Е. Кочерін стверджує: коректувати виробничі завдання, покращувати звітність, здійснювати своєчасно систему управління і т.д. дає змогу лише чітко відпрацьована контрольна діяльність. Щоб управління було ефективним - необхідний зворотний зв'язок, який поширюється на всі управлінські процеси у виробництві, і який є сутністю контролю та реалізується за його допомогою.

Отже, узагальнюючи все вище викладене можна стверджувати, що контроль – це важлива складова частина прийняття управлінських рішень і процесу управління, яка здійснює вагомий вплив на якість та оперативність управління. При цьому процес прийняття рішення складається з:

- одержання інформації;
- її переробки;
- аналізу, підготовки і прийняття рішення.


В науковій літературі виділяють декілька видів контролю (фінансовий, господарський, економічний, фінансово-господарський та інші). Основою для даного поділу слугує наявність різних форм суб’єктів господарювання, які відрізняється один від одного за певним рядом ознак. Відповідно глибина сутності контролю мо¬же бути ґрунтовно розкрита лише при дослідженні специфіки економічної діяльності господарюючого суб’єкта та тих управлінських функцій, які він обслуговує.

За діяльністю органів Пенсійного фонду та ефективним використанням ними бюджетних коштів проводиться фінансовий контроль на макрорівні державними органами влади відповідно до норм статті 103 Закону № 1058, зокрема:
- Міністерством праці та соціальної політики, його територіальними органами перевіряється законність призначення та виплати пенсій;
- Міністерством фінансів та його територіальними органами, Головним контрольно-ревізійним управлінням та Рахунковою палатою контролюється цільове використання коштів Пенсійним фондом.
Контроль за дотриманням платіжної дисципліни на мікрорівні проводиться:
- контрольно-ревізійним управлінням Пенсійного фонду перевіряється законність здійснення фінансово-господарської діяльності регіональними, районними та міськими управліннями;
- структурними підрозділами управлінь Пенсійного фонду щодо правильності нарахування та сплати пенсійних зборів.

Отже, слід відмітити, що незважаючи на рівень проведення контролю, головним його завданням залишається перевірка ефективного та цільового використання бюджетних коштів Пенсійного фонду. Як зазначено у п.1.3 Інструкції № 8-3 ефективному і цільовому використанню коштів, зміцненню державної фінансової дисципліни, покращенню надходжень відрахувань до органів Пенсійного фонду має сприяти комплексна ревізія.

Важливість контролю на двох рівнях обумовлюється дотриманням стабільної фінансової діяльності Пенсійного фонду з урахуванням впливу зовнішніх факторів (рис 3.1.)

У разі відхилення зазначених на рис. 3.1 факторів від планових (визначених) норм відбуватиметься порушення стабільності у фінансовій діяльності Пенсійного фонду України, що характеризуватиметься «тінізацією» заробітної плати, а як результат – несплата пенсійних зборів та внесків й збільшення дефіциту бюджету Пенсійного фонду.

Зокрема, своєчасне і повне виявлення соціальних проблем суспільства має вирішальне значення у побудові та вдосконалені нормативно-правових актів щодо системи пенсійного страхування, адже через них реалізується забезпеченість стабільності у фінансових надходженнях та видатках управлінь Пенсійного фонду.

Контроль за ефективним використанням та збереженням фінансових ресурсів, а також за повнотою і своєчасністю нарахування й сплати обов’язкових пенсійних зборів, сприяє наповненню дохідної частини бюджету Пенсійного фонду України за рахунок власних надходжень та відповідно зменшується потреба у фінансуванні з державного бюджету. При цьому, важливим результатом проведеного контролю є своєчасне вживання заходів по усуненню виявлених порушень та їх запобіганню у майбутньому з метою попередження фінансових порушень.

Зміни що відбуваються у системі пенсійного страхування потребують також радикальних змін і в питаннях організації та методології контролю, його спрямованості. Перш за все це пов’язано з процесом реформування пенсійної системи, що реалізовується через поступовий перехід від існуючої державної форми забезпечення і страхування на недержавну. Відповідно з’являється зацікавленість страхувальників у діяльності Пенсійного фонду, що в свою чергу призводить до появи нових форм контролю із новими завданнями у системі пенсійного страхування.


Слід відмітити, що доцільність та необхідність проведення зовнішнього чи внутрішнього контролю для органів Пенсійного фонду визначається колом осіб які потребують відповідну інформацію та її якістю. Якщо ж порівнювати контроль з іншими елементами управління, такими наприклад як аналіз, планування чи організація, то безпосередньо саме за його допомогою ми зможемо отримати підтвердження щодо наявності або відсутності необхідних даних про нараховані та сплачені суми страхових зборів та інших платежів. До того ж зовнішній контроль забезпечує перевірку достовірності поданої узагальненої інформації в цілому про об’єкт, а проведення поглибленого внутрішнього – сприяє посиленню управлінських функцій обліку.

Забезпечення відповідної організації контрольного процесу неможливе без наявності чітко визначеної методики його проведення. Якщо теоретично є визначено ряд методик, то на практиці, з урахуванням специфіки діяльності суб’єкта господарювання, вони недостатньо висвітлені. Це в свою чергу призводить до недотримання правильної послідовності виконання окремих контрольних процедур, результатом чого стає порушення законодавчих актів. Безумовно все це відбивається на зниженні якості та результативності контролю як функції управління.

Підґрунтям для створення та функціонування ефективної й раціональної методики проведення контрольного процесу є дослідження і виділення етапів його реалізації.

Як зазначає професор Бутинець Ф.Ф. на стадії можна поділити здійснення контролю і організації (умовно), як деяку циклічність процесу. Дані стадії контролю складаються з наступних етапів (рис. 3.2):

Рис. 3.2. Стадії та етапи контролю
Професор Сопко В.В. в організації контрольного процесу виділяє три етапи: першим передбачено підготовку даних для контролю, другим – використовуючи різні прийому контролю перевірити дані, третім – узагальнити результати контролю.
З урахуванням правових основ виділяють наступні етапи процесу контролю де:

На першому етапі – визначаються підлягаючі контролю параметри розвитку й функціонування організації, а також джерела інформації про них.

На другому етапі – відбувається створення моделі системи керівництва організацією, яка відтворює потоки інформації, ресурсів, терміни отримання проміжних і кінцевих результатів, а також більш результативні місця для здійснення контролю.
На третьому етапі – знімається інформація про фактично досягнуті результати та порівнюється їх з існуючими нормативами, а це дозволяє визначити наявні відхилення від існуючих стандартів.
На четвертому етапі – йде корекція діяльності організації, форматування завдань, зміна ці¬лей, удосконалюється технологія виробництва й керування.

Як бачимо, не лише в літературі економічного спрямування, а й у юридичній, досить багато уваги приділено теоретичним та практичним питанням контролю в цілому. Однак на даний час недостатньо вивченими залишилися питання визначення етапів контрольного процесу в конкретному економіко-господарському спрямуванні, що і зумовило, з урахуванням особливості діяльності Пенсійного фонду, їх науково-практичне уточнення та формулювання.

При виділені етапів контрольного процесу, на нашу думку, необхідним є формування принципів, які покладено в основу такого поділу. Зокрема це наявність взаємозв’язку контрольних прийомів, проведення їх різними посадовими особами у чітко визначеному часовому просторі. Виходячи з цього, для Пенсійного фонду, враховуючи специфіку його діяльності та у відповідності до нормативних актів, пропонуємо власний поділ контролю на такі етапи (рис 3.3):

Розглянемо більш детальніше методику та визначені етапи проведення контролю.
Організаційний етап характеризується плануванням здійснення процесу будь-якого контролю, тобто розпочинається з визначення об’єкту і строків його проведення.

Ці дані знаходять відображення в календарному плані-графіку проведення контролю, розробка та затвердження якого залежить від рівня здійснюваного контролю. Не варто забувати і про обов’язковість видачі розпорядчого документу на проведення контролю. Так, зокрема, підприємство має бути повідомлене про перевірку за 10 днів до її початку у відповідності до законодавства (частина третя п. 2 Указу № 817 та п.1 Порядку № 112).
На даному етапі також відбувається формування робочої групи, обов’язки якої нормативно визначені та залежать від виду здійснюваного контролю. При створенні контролюючої групи увага звертається на компетентність та порядність її членів.

Важливим є на організаційному етапі й момент проведення інструктажу робочої групи, що включає в себе ознайомлення з:
- методикою здійснення контролю;
- документом згідно якого проводиться контроль, його мета й
завдання;
- якими правами і обов’язками наділені члени контрольної групи, та у випадку недотримання їх, відповідальність кожного з них.

На документально-аналітичному етапі контролю проводиться комплекс заходів, які безпосередньо пов’язані з перевіркою фактичної наявності й стану суб’єктів контролю та правильності визнання і оцінки його об’єктів. При цьому використовується весь комплекс технічних прийомів (документальних, розрахунково-аналітичних), вибір яких залежить від техніки здійснення контролю відповідних суб’єктів та об’єктів.

Одержані фактичні дані про наявність, стан та оцінку об’єктів контролю фіксуються у робочих документах: складаються порівняльні відомості де відображають відхилення між отриманими даними і даними обліку; беруться пояснення у відповідальних осіб щодо виникнення причин розбіжностей.

На узагальнюючому етапі контролю визначається розмір завданих фінансових збитків, відображаються результати його здійснення в обліку; складається та підписується акт.

Результативний етап контролю характеризується розробкою пропозиції щодо усунення виявлених порушень та їх наслідків; проведенням комплексу заходів із запобігання порушень в майбутньому; контролем за виконанням прийнятих рішень.
Отже, вище зазначені етапи проведення контролю органами Пенсійного фонду України можна визначити як сукупність дій і завдань, яким притаманні наступні ознаки:

1) чітко визначені ціль і мета, які досягаються одночасним вико¬нанням ряду технічних та економічних прийомів;
2) чітка координація завдань і ресурсів в процесі виконання контролю;
3) визначені терміни виконання;
4) умови здійснення;
5) наявність або відсутність конфліктів.
При цьому середовище здійснення контролю характеризується: часовим аспектом, загальною організаційною культурою, зовнішніми соціальними факторами.

Взагалі, на наш погляд, виділення відповідних етапів контролю (організаційного, документально-аналітичного, узагальнюючого і результативного) дозволить забезпечити високу ефективність, об’єктивність та раціональність здійснення зовнішнього і внутрішнього контролю в органах Пенсійного фонду.

Усвідомлення важливості контролю, як функції управлінського процесу, ґрунтується на забезпечені своєчасного отримання достовірних даних з метою підтримання належної роботи господарюючого суб’єкта в цілому.